Küldetésünk

A zöld mozgalom erősítésén, támogatásán keresztül kívánunk hozzájárulni egy környezettudatos, a nyilvánosság részvételén alapuló demokratikus intézményrendszer és társadalom kialakulásához.

A környezetvédő mozgalom fejlődését adományokkal, tréningekkel, ösztöndíjas programokkal és szükség szerint szakértői, illetve technikai segítségnyújtással kívánjuk elérni.

Az Ökotárs Alapítvány Általános Adományi Programja

Az Ökotárs Alapítvány adományi rendszerének vezérelvei a gyorsaság, rugalmasság, átláthatóság és felhasználó-barátság. Ennek érdekében adományainkat nyílt pályázati úton osztjuk szét, a lebonyolítás minden lépése során törekedve a fentiek betartására.

1. A pályázati kiírás

A pályázati kiírást minden év elején az Adományi Bizottság és az adományi programvezető állítja össze, majd az alapítvány kuratóriuma hagyja jóvá. A kiírás a korábbi tapasztalatok alapján évről-évre finomodik, adományi elveink azonban egy évtizede változatlanok: kiállták az idő próbáját, és tükrözik azokat a környezeti értékeket, amelyeket vallunk és magunkénak érzünk.

Az aktuális pályázati kiírás elkészítése, és különösen a beadási határidők rögzítése során a bizottság és a programvezető figyelembe veszik a pályázók helyzetét, így a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium illetve a Nemzeti Civil Alapprogram és más nagyobb adományozók kiírásainak várható időpontját, a párhuzamosságok és összecsúszások elkerülése érdekében. A pályázatok elkészítéséhez adott útmutatóban törekszünk a jó értelemben vett „szájba rágásra”, azaz arra, hogy minél jobb segítséget nyújtsunk a felesleges sallangoktól mentes, tárgyszerű, mégis minden szükséges információt tartalmazó pályázat és az átlátható, könnyen értelmezhető költségvetés elkészítéséhez. A pályázati felhívás több erre szakosodott kiadványban, honlapon is megjelenik, pl. a Pályázatfigyelőben, a Zöld Pókon és a nonprofit.hu-n, így a szervezetek széles köréhez eljut.

2. Előválogatás, hiánypótlás

A pályázatok túlnyomó része a beadási határidőt követő 1-2 hétben érkezik, többnyire postai úton, de az utóbbi időben az elektronikus levelezés térhódításával egyre többet elküldenek e-mailen is. Minden beérkezett pályázatot iktatunk és adatbázisunkban rögzítünk, amely az egyes pályázatok fontos adatainak nyilvántartásán túl azok végigkövetését (utalások, részbeszámolók stb.) is lehetővé teszi.

Az új pályázatok érkeztetését követően a programvezető előválogatást végez, mely során a pályázati kiírásnak nem megfelelően elkészített pályázatokat, illetve témájában az adományi programhoz nem kapcsolható pályázatokat kiszűri, illetve felveszi a kapcsolatot a pályázókkal és szükség szerint hiánypótlást, kiegészítéseket kér.

Az előszűrésen túljutott pályázatokat a programvezető megfelelő példányszámban fénymásoltatja, és egy összesítő táblázat kíséretében postai úton eljuttatja az Adományi Bizottság tagjainak (bár ez papírigényesebb módszer, 40–50 db 3–5 oldalas dokumentum képernyőn való elolvasása nyilvánvalóan lehetetlen). Az Adományi Bizottság tagjai a pályázatok elolvasását követően, 10 napon belül e-mailben eljuttatják a programvezetőnek a bennük megfogalmazódott kérdéseket a pályázatokkal kapcsolatban. A programvezető az így megkapott kérdéseket a sajátjaival együtt eljuttatja a pályázókhoz, a válaszadáshoz határidőt megszabva. A kapott válaszokat az Adományi Bizottság még a bizottsági ülés előtt megkapja.

3. Előmonitorozás – személyes kapcsolat

Az Ökotárs adományozási stílusának megfelelően az adományi programvezető az új pályázókat, illetve sok esetben, pl. új kezdeményezéseknél a régebbi pályázókat is meglátogatja, és a helyszínen bővebb, őszintébb információkat próbál gyűjteni az adott szervezetről és környezetéről. Szükség esetén, például ha nagyon sok pályázat érkezik az ország távolabbi zugaiból, ebbe a szakaszba az Ökotárssal hosszabb ideje együtt dolgozó külső monitorokat is bevonunk. Az így kapott tapasztalatokról a programvezető vagy a monitorozást végző szakember jelentést készít, amelyet szintén eljuttatunk az Adományi Bizottsághoz, vagy végső esetben – idő hiányában – az ülésen ismertetünk. Mindezt általában 2–3 hetet vesz igénybe.

4. A döntés – a pályázatok elbírálása

Az Adományi Bizottság a környezetvédelemben és a civil szférában járatos, elismert szakemberekből áll, akik tisztában vannak az aktuális környezeti kérdésekkel és az ezek megoldásán dolgozó civil szervezetek helyzetével, lehetőségeivel, szükségleteivel. A bizottság összeállításánál fontos szempont a szakmai és földrajzi sokszínűség biztosítása is.

Az Adományi Bizottság ülésére a beadási határidőt követő 6–8 héten belül kerül sor. Ekkor a bizottság tagjai a programvezetővel közösen döntenek a pályázatról, a szervezetről és a tervezett programról nyert kiegészítő információk birtokában. Az elutasított pályázatokhoz tartalmi indoklás is készül, amelyet a programvezető az elutasító levélbe foglal. A támogatott pályázatok esetében, ha az Adományi Bizottság a költségvetésnél kisebb összeget ítél meg, általában annak felhasználására nézve is ad iránymutatást. Mindemellett, mind az elutasított, mind a támogatott pályázók sokszor további ötleteket, tanácsokat is kaphatnak programjuk végrehajtásához, pl. az adott témában járatos szakemberek, hasonló területen dolgozó civil szervezetek ajánlása formájában.

A döntés eredményéről a pályázók hivatalos levelet kapnak, de az eredmények az okotars.hu oldalon is megjelennek. A nyertes pályázókkal az Ökotárs Alapítvány adományi szerződést köt, amelybe belefoglalja a támogatás felhasználásának célját (a megítélt részletes költségvetést), az időközi és végső beszámolók illetve az utalások határidejét és a támogatás esetleges egyéb feltételeit is. Az aláírt szerződés visszaküldésével egyidejűleg a szervezet megfelelő testületének (vezetőség, elnökség stb.) nyilatkoznia kell a szerződési feltételek elfogadásáról is: ennek célja, az esetleges későbbi félreértések, viták megelőzése. A szerződést az Ökotárs részéről az alapítvány igazgatója ellenjegyzi, ezután azonnal sor kerül az első részlet utalására.

Az Adományi Bizottság üléséről jegyzőkönyv készül, melyet a bizottság tagjai és a könyvelő is megkapnak, illetve a kuratórium soron következő ülésén jóváhagy.

Pályázatok követése

A programvezető a nyertes pályázatok menetét nyomon követi, a pályázókkal nemcsak telefonon és e-mailen tart kapcsolatot, de a nyertes program témájától függően személyesen ellátogat a szervezethez, illetve részt vesz a programhoz kötődő eseményeken. Az időközi és végső beszámolási határidők közeledtével a pályázók emlékeztető képeslapot kapnak. A beérkező jelentéseket a programvezető átolvassa és ellenőrzi, szükség szerint intézkedik a további részletek utalásáról. Az így nyert információkat is az adatbázisban rögzíti, így különösen a régebbi, rendszeres pályázók esetében a szervezet szinte teljes életútja kibontakozik, ami a későbbi pályázatok elbírálásánál fontos hátteret jelent.

Az Adományi Bizottság és a Kuratórium minden év végén összefoglalót és statisztikai elemzést (területi, témakör szerinti stb. megoszlások) kap az Adományi Programról, illetve az Adományi Bizottság tagjai minden ülést megelőzően megkapják a beérkezett beszámolók főbb adatait.

Adományi rendszerünk eredményeiről eddig kétszer, 1998-ban és 2003-ban készítettünk szélesebb körű felmérést, adományozottaink kérdőíves megkeresésével. Mindkét alkalommal egyértelműen kiderült, hogy fenti vezérelveinknek a szervezetek megítélése szerint is nagymértékben megfelelünk, azaz másfél évtizedes tapasztalataink alapján kiérlelt módszertanunk valóban sikeres és kitűzött céljainkat szolgálja.